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課題
- 手書きの作業日報の削減
効果
- 作業内容入力の効率化
- 紙の量が9割減
就業役者導入前の課題を教えてください。
当社は、日々の作業時間を工事物件毎に時間管理をして採算チェックしています。
以前は、作業内容と作業時間を紙の日報に手書きで記載し、その内容を上司が毎日チェック、その後管理側で日報を収集・集計し、報告用の資料を作成しておりました。
入力者本人は、手書きのための入力の手間と時間がかかり、上司は入力内容の精査と確認に時間がかかり、管理側では日報の収集と並び替えなどの整理、入力漏れチェック、その後の集計、不明点の問い合わせ等、それぞれのフェーズで非常に時間がかかっていました。また、紙も膨大な量になってしまっていました。就業役者を導入したことで課題は解決しましたか？
解決しました。
勤怠入力と共に工事物件毎の作業時間と作業内容の入力が行う事ができるため、入力者本人や上司が今まで行っていた手書きの入力やそのチェックの手間が無くなりました。管理側でも紙の収集・並び替えなどの整理・入力漏れチェック・集計の手間が無くなり、非常に効率化できました。
実際に日報で使っていた紙の量が9割も削減できペーパレス化が進み、過去のデータを遡って見直したい場合もデータで検索できるため、探しやすくなりました。導入に際して、工夫したことを教えてください。
マニュアルを作って、説明会を実施したり、よくある質問の事例や新プロジェクトコードの告知などをTeamsを使って社内に展開しました。
また、就業役者稼働1年後に、1年間の導入効果測定の結果報告をしたところ、社内から非常に好意的な声が多く寄せられ、導入して良かったと改めて実感いたしました。
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